Del rapporto tra capo e segretaria si parla spesso, ma soprattutto per fare allusioni o per cadere nei soliti luoghi comuni.

Esselte, leader mondiale nella produzione e distribuzione di prodotti per ufficio, ha effettuato una ricerca dettagliata al riguardo, e i risultati sono in alcuni casi inattesi.

Ci troviamo in una società che, apparentemente, ha abbracciato la logica di flessibilità e dinamicità, tipiche del modo di vivere “mordi e fuggi” che sta, ahimè, prendendo piede. Nonostante ciò, analizzando il rapporto capo-segretaria, scopriamo che si tratta di una collaborazione di dieci anni e più per il 37% degli intervistati che, ricordiamolo, sono 1000, con una percentuale del 75% di donne e del rimanente 25% di uomini. Un dato in controtendenza, dunque, se pensiamo che, tra questo 37%, ben il 27% lavora dallo stesso numero di anni sempre per lo stesso capo.

Cosa significa? Non solo che da entrambe le parti si rimane ben saldi al proprio posto di lavoro, ma che, in questo tipo di collaborazione assai stretta, emerge l’esigenza di una conoscenza reciproca profonda, in modo da svolgere il lavoro al meglio.
Non a caso, infatti, questa ricerca ha come titolo “Quanto sei in sintonia con il tuo capo?”, ed è quanto mai eloquente sulle dinamiche che questo particolare rapporto assume.

A conferma di ciò, è la risposta alla domanda “Cosa mancherebbe al tuo capo se tu non ci fossi?“: il 28% degli intervistati dichiara che il loro capo si sentirebbe perso senza le capacità organizzative e di problem solving, il senso pratico e la memoria storica delle proprie assistenti, aspetti dei quali non si occupa personalmente, perché c’è chi lo fa per lui. La segretaria diventa un vero e proprio punto di riferimento al quale fare affidamento anche nei momenti cruciali.
Per il 20% sono i tratti caratteriali di fedeltà, lealtà, affidabilità, riservatezza e senso pratico che una segretaria deve necessariamente avere, a garantire la sintonia con un boss che spesso si rivela molto esigente, mentre le competenze professionali si aggiudicano il 15% di preferenze.

Ma se si vuole scavare a fondo sul rapporto tra capo e segretaria, basta chiedere a queste ultime di che cosa farebbero volentieri a meno. E qui le risposte sono schiette e sincere: nel quotidiano, ciò che più difficilmente si fatica a sopportare sono presunzione, prima con il 19%, e maleducazione, al 16%, che superano l’avarizia, 12% e addirittura le competenze professionali, indicate solo dal 10% degli interpellati.

Ma se a rispondere all’intervista i nodi vengono al pettine, non succede altrettanto quando ci si trova davanti al proprio superiore, perché critiche ed osservazioni sul carattere fanno parte dei tabù, di quelle cose cioè che non si oserebbero mai dire, nonostante la collaborazione sia consolidata da anni di lavoro a stretto contatto. Per il 24% delle assistenti è così, superata addirittura dalla richiesta di aumenti o benefit, seconda al 19%. Insomma, più difficile di stare accanto ad un capo descritto come arrogante, irascibile, presuntuoso, maleducato e aggressivo nei confronti dei dipendenti è comunicarglielo direttamente. Ancora una volta, le lacune professionali sono considerate meno importanti rispetto alla sfera privata, ed incontrano la preferenza del 10% degli intervistati, addirittura dietro al mero desiderio di insultare il capo per dare sfogo alla propria frustrazione, 11%.

Ma quali sono le qualità più apprezzate del proprio superiore? In questo caso, preparazione ed esperienza sono al primo posto con la percentuale consistente del 30%, seguite da intelligenza, 22%, e buona educazione, 17%. Ciò significa che il posto di lavoro viene visto anche e soprattutto come un luogo per imparare e migliorare, grazie alle competenze di chi ci affianca.

Sentirsi in sintonia rimane però un elemento imprescindibile per assolvere ai propri doveri nel 72% dei casi, mentre solo l’8% denuncia di non averne per nulla e il 6% confessa di essere totalmente in simbiosi.

Le difficoltà, però, emergono anche a livello pratico, perché spesso è difficile portare a termine il proprio compito nei tempi e modi richiesti anche a causa dei materiali scadenti che si hanno a disposizione. Sotto processo sono rilegature troppo laboriose, 12%, cucitrici e perforatori che non funzionano e prodotti di cancelleria scadenti, entrambi all’11%, oltre che cartelline e raccoglitori di scarsa qualità. Ciò rischia spesso di vanificare il lavoro di ore, se non di giorni, e far fare brutta figura con clienti e superiori.

E sono proprio questi materiali a causare i maggiori disguidi nella vita di ufficio. Inutile dire che Esselte è in grado di sopperire a tutto ciò grazie all’alta qualità dei suoi prodotti, come sottolinea anche Marco Binetti, Direttore Marketing della Regione Sud Europa, che così si esprime in merito ai marchi Esselte e Leitz, sempre parte della brand: “I risultati emersi da questa ricerca non fanno altro che confermare la lungimiranza e la correttezza delle strategie di Esselte che da anni ha focalizzato gli investimenti sui prodotti a marchio Leitz. Al fine di dotare gli uffici di strumenti di qualità elevata a supporto del lavoro di migliaia di segretarie e manager assistant, che ricoprono oggi un ruolo sempre più fondamentale in azienda, si è deciso di individuare le frustrazioni più comuni per chi, tutti i giorni, si trova a dover preparare relazioni, fascicoli e archiviare documenti. I risultati ottenuti sono straordinari in quanto, nella maggior parte dei casi, siamo riusciti con i nostri prodotti a ottimizzare di gran lunga il loro lavoro”.

E a riprova dell’intenzione di Esselte di proporre prodotti sempre più innovativi, è prevista per la stagione Autunno/Inverno 2011 una linea completa di prodotti per ufficio Leitz in grado di facilitare le attività quotidiane e liberare di conseguenza risorse ed energie a favore di una maggiore produttività.

Buone notizie ci aspettano dopo l’estate!

Vera Moretti