Il ritorno in ufficio, dopo il lockdown, sembrava una chimera. Tanto incerte, nebulose e confuse sembravano le aziende sul da farsi. E se in molte hanno preferito chiedere ai propri dipendenti e lavoratori di continuare, per sentirsi più sicure, con lo smartworking, molte altre hanno, previe regole severe e controlli rigidi, chiesto ai propri collaboratori di rientrare in ufficio. È indubbio quindi che questo back to work 2020, dopo le vacanze estive e dopo un lungo periodo di lavoro da remoto, abbia un sapore del tutto diverso.

Back to work 2020

Alcuni hanno accolto il back to work con un pizzico di scetticismo e ancora di paura, altri invece con una sensazione quasi di sollievo, dopo giornate passate in casa a lavorare in tuta davanti allo schermo. Ma sia che facciate parte della prima categoria, sia che facciate parte della seconda, è pur vero che settimane, se non addirittura mesi, di lontananza dall’ufficio richiedono un attenzione particolare al rientro.

Settembre, il mese migliore per programmare

Dopo esserci ritemprati grazie alle vacanze estive, settembre è il momento migliore, forse perché quello più produttivo, per impostare l’anno di lavoro e affrontare il carico di impegni che verrà. A sostenerlo Sabrina Toscani, fondatrice di Organizzare Italia, co-fondatrice e presidente di APOI Associazione Professional Organizers Italia, che Wiko ha consultato proprio per raccogliere pratici consigli per vivere senza ansie il back to work.

Back to work 2020, cinque consigli

Insieme al brand di telefonia, la professional organizer ha quindi stilato una lista di cinque consigli utili per razionalizzare gli spazi fisici e digitali e impostare l’anno di lavoro in modo funzionale e senza stress, con notevoli effetti positivi anche sulla vita privata.

1. Razionalizza gli spazi. Che tu sia in smart working, remote working o in rientro in ufficio, è importante verificare che la tua sedia sia sempre funzionale e ti permetta la postura corretta durante tutto il giorno, che la scrivania sia sgombra e pulita per accogliere il nuovo, che il computer e il mouse abbiano la giusta collocazione e che lo schermo sia alla giusta distanza. Le vecchie carte, i fogli e gli appunti di settimane o mesi fa? Meglio archiviarli o buttarli. A portata di mano devono esserci notes, penne e smartphone: tutto ciò che è utile per la tua attività, nulla di più.

2. Attenzione agli spazi digitali e virtuali. La stessa attenzione alla pulizia e all’alleggerimento va posta sul computer e ancora di più sullo smartphone. È utile fare una revisione di tutte le icone presenti sul desktop e delle app scaricate sul cellulare, lasciando solo quelle che si usano veramente. “Se hai dei dubbi o perdi troppo tempo nel valutare un vecchio documento – suggerisce Sabrina Toscani – crea una cartella ‘archivio 2020’ oppure ‘archivio settembre’ dove mettere ciò che non sei riuscito a collocare altrove, ma che hai paura di cestinare, potrai ritrovarlo con facilità solo se ti sarà necessario”.

3. Elabora le email. Sforzati di trovare già alla prima lettura una collocazione alla posta per evitare di lasciarla inevasa nell’inbox e trovare così l’accumulo di informazioni e richieste già dai primi giorni. Di volta in volta, che tu stia utilizzando il PC o lo smartphone, decidi cosa fare dell’email che hai letto: puoi cestinarla se non necessaria o non interessante, inoltrarla e subito archiviarla se non presuppone una tua azione, rispondere subito se la tua risposta può essere fatta entro 2 minuti e poi toglierla da lì, archiviarla in una cartella ‘da fare’ o ‘ in elaborazione’ se devi tornarci su.

4. Imposta la to-do-list della giornata. Il back to work è un momento utile e funzionale per chiarire ciò che funziona e ciò che non funziona più nei tuoi sistemi organizzativi, cercando un’alternativa per questi ultimi. In particolare, è importante fare attenzione a scegliere un posto dove elencare le cose da fare, facendo in modo che questa lista sia facilmente accessibile e modificabile. Il modo più pratico è scegliere una app da scaricare sul cellulare per contenere le to-do-list. Sarà il riferimento unico per inserire tutte le attività in programma nella giornata.

5. La calendarizzazione degli impegni. Scegli un calendario (cartaceo o digitale) che sia il tuo punto di riferimento per gli impegni a lungo termine delle settimane che verranno. Troppi calendari o troppe liste sparse ovunque non aiutano il cervello a lavorare perché lo confondono e rischiano di provocare sovraccarico informativo. La semplicità premia, pertanto, occorre prediligere pochi sistemi e strumenti con un obiettivo organizzativo unico e chiaro.

 

P.P.

(Credit ph. @wikoitalia)